Segredo de gerenciamento de tempo

“Temos falta de tempo? Não, nós não. O tempo é o meio em que existimos. Reclamar por falta de tempo é como um peixe no mar reclamando que há falta de água. ” - Mark Forster

Mark Forster é um especialista em gerenciamento de tempo reconhecido internacionalmente. Em seu livro, "Faça isso amanhã e outros segredos da administração do tempo", ele nos ensina como fazer as coisas - entre outras coisas - "fazer amanhã". Nesta postagem do blog, você descobrirá várias estratégias e técnicas de gerenciamento de tempo recomendadas pela Forster.

Três causas possíveis de problemas de tempo
Forster explica que existem apenas três causas possíveis de problemas de tempo. Estes são os seguintes:

Você está trabalhando ineficientemente.
Você tem muito trabalho a fazer.
Você tem muito pouco tempo para fazer seu trabalho.
Forster do que continua a explicar por que nenhum desses são problemas de tempo; em vez disso, são problemas na forma como você está se gerenciando.

A primeira razão pela qual você pode não ter tempo suficiente para fazer o que precisa ser feito é que está trabalhando de maneira ineficiente. Ou seja, você está trabalhando de uma maneira distraída, sem foco e fragmentada. Seu problema, então, não é o tempo, mas seus hábitos de trabalho. Embora você não possa criar mais tempo, pode melhorar seus hábitos de trabalho.

A segunda razão pela qual você pode estar reclamando de falta de tempo é que você tem muito o que fazer. O trabalho vem dos compromissos que você assumiu. Se você tem demais em seu prato, assumiu mais compromissos do que pode suportar. A solução para isso é dupla:

Cumpra seus compromissos e elimine aqueles que não são uma prioridade para você.
Antes de assumir um novo compromisso, você precisa entender que precisará reservar tempo para isso, deixando de lado um compromisso anterior.
A terceira razão pela qual você pode achar que o tempo é um problema é que continua dizendo a si mesmo que não tem tempo suficiente. Não ter tempo suficiente é o excesso de agendamento. Ou seja, é sobre o seguinte:

Deixar de levar em conta coisas como tempo de viagem;
Subestimar quanto tempo levará para concluir uma tarefa;
Deixando de lado as etapas que você deve executar para concluir um projeto e assim por diante.
Ao decidir quantos compromissos assumir, você deve ter certeza de que está sendo realista sobre quanto tempo levará para cumprir cada compromisso.

Sete princípios da boa administração do tempo
Forster continua explicando os sete princípios a seguir:

Tenha uma visão clara para trazer clareza e foco a tudo o que você faz. Sua visão permite que você decida o que fazer, tanto quanto ajuda a decidir o que não fazer. Ou seja, sua visão permitirá que você decida a quais compromissos se comprometer e a que dizer "não".
Faça uma coisa de cada vez . Estabelecer limites é uma maneira importante de fazer as coisas, e um limite essencial é fazer uma coisa de cada vez. Forster explica que a maioria das pessoas malsucedidas não fica sentada sem fazer nada o dia todo; em vez disso, eles tentam fazer tantas coisas ao mesmo tempo que nunca fazem nada. É muito mais eficaz concentrar-se em uma tarefa e, quando terminar, passe para a próxima.
Pouco e frequentemente . É mais eficaz se exercitar cinco vezes por semana durante meia hora por dia do que não fazer nada por duas semanas e depois se exercitar por quatro horas. Ao mesmo tempo, é mais eficaz trabalhar em um relatório por algumas horas por dia do que deixar tudo para o fim de semana antes do vencimento.
Defina seus limites . Já discutimos a definição do limite de fazer uma coisa de cada vez. Outro limite é trabalhar em metas claramente definidas, com limites claramente definidos. Ainda outro é dar a si mesmo um período definido de tempo para concluir as tarefas, em vez de deixá-las abertas. Existem várias maneiras pelas quais você pode definir limites para garantir que você faça as coisas.
Crie listas fechadas . Uma lista fechada é qualquer lista que tenha uma linha desenhada na parte inferior, para que nada mais possa ser adicionado a ela. Por exemplo, sua lista de tarefas a fazer para o dia deve ser uma lista fechada. Depois de criar sua lista de tarefas para o dia, não adicione nada novo a ela. Se surgir algo novo durante o dia, a menos que tenha que ser feito imediatamente ou haverá uma desvantagem significativa, deixe por mais um dia.
Reduza fatores aleatórios . Interrupções, ou fatores aleatórios, são a principal razão pela qual as pessoas não concluem seu trabalho durante o dia. Embora você não possa se livrar de todos os fatores aleatórios, o objetivo é eliminar o maior número possível deles.
Compromisso v. Juros . Forster explica que não há limite para a quantidade de coisas em que você pode se interessar. No entanto, é provável que nada saia de interesse, a menos que se transforme em compromisso. Analise as coisas que você está interessado em fazer e identifique quais delas atingem o nível de compromissos.
Conclusão
A mensagem básica de Foster é que, embora não haja tempo suficiente para fazer tudo, há tempo mais que suficiente para fazer as coisas que são mais importantes para você. Além disso, uma das melhores maneiras de fazer as coisas é definir limites:

Defina limites para a quantidade de compromissos que você assume;
Faça uma coisa de cada vez;
Crie listas fechadas;
Limitar interrupções; e assim por diante.